A la hora de trabajar en nuestra hoja de datos de excel, debemos de tener encuenta las siguientes normas:

- Asegurarnos de que la primera fila contiene los nombres de los campos
- El resto de filas contienen los datos
- Desde la 1º fila de datos hasta la última asegurarnos de que no hay filas vacias sin datos.
- En todos aquellos campos numéricos que queramos respetar los ceros al a izquierda, por ejemplo código postal, deberemos convertir las columnas a formato texto
- En la columna "cif" se han de poner números y letras sin separaciones ni guiones
- En la columna "tipo de cliente" pondremos el id que corresponda en nuestro gesio, el id para empresa es 1 y el id para particular es el 2, si hemos creado más, deberemos buscar su id en administración / sistema / parametros del crm / tipos de cliente(Fig.-01)

                                                                                                FIG.-01

Esta columna (en la excel) es importante porque en el caso de cliente particular deberemos poner dos columnas más para el primer apellido y el segundo apellido, como muestra en la segunda hoja del archivo ejemplo

- En la columna "segmento" se ha de introducir el "código para importaciones" que encontraremos en administración / sistema / parametros del crm / grupos de segmentación(Fig.-02)

                                                                                                 FIG.-02

- En la columna "cif" se han de poner números y letras sin separaciones ni guiones

- Las fechas deben estar siempre en el siguiente formato, DD/MM/AAAA, por ejemplo: 01/05/2016
Si no está en dicho formato, la importación dará error

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Para Importar todos los datos referentes a CLIENTES podemos realizar un máximo de 5 importaciones separadas según su tipo

Se consideran importaciones separadas aquellas con los siguentes datos:

1.- CLIENTES (DATOS GENERALES)
2.- CONTACTOS DE CLIENTES
3.- DIRECCIONES DE CLIENTES
4.- SEGMENTACIÓN DE CLIENTES
5.- CUENTAS DE CLIENTES
 

1.- CLIENTES (DATOS GENERALES)
No está puesta la primera importación por capricho, es obligatoriamente la primera importación del tipo "clientes".
Esto sucede porque a partir de ésta importación, podemos relacionar los demás datos de las demás importaciones

Los campos obligatorios a importar son REFERENCIA(del cliente), CIF/NIF y NOMBRE

2.- CONTACTOS DEL CLIENTE
En GESIO, un cliente puede tener muchos contactos relacionados, desde su comercial hasta su gerente, pasando por administrativos, marketing, técnicos, etc.... en esta importación, daremos de alta estos contactos. Es aquí dónde podremos importar sus diferentes contasreñas y demás datos personales

Los campos obligatorios son CIF/NIF (del cliente, no del contacto) y NOMBRE

3.- DIRECCIONES DE CLIENTES
Es habitual que un ciente posea varias direcciones de delegaciones o diferentes driecciones de facturación o de envío. Tambien a qué país se envía o factura. Aquí es dónde las daremos de alta

Los campos obligatorios son el CIF/NIF y DIRECCIÓN

4.- SEGMENTACIÓN DE CLIENTES
Teniendo el módulo de COMERCIAL/CRM activado, tenemos la posiblilidad de sesgar nuestra cartera de clientes. Para esta importación, los segmentos tendrán que estar dados de alta previamente en la plataforma en administración / sistema / parametros del crm / grupos de segmentación(Fig.-02)

Los campos obligatorios son CIF/NIF y SEGMENTO

5.- CUENTAS DE CLIENTES
Un cliente puede tener varias cuentas de pago o de ingreso de abonos, es en esta importación dónde las daremos de alta

Campos obligatorios CIF/NIF y C.C.C.
 

Al igual que ocurre en la importación de clientes, debemos tener en cuenta las siguentes normas:

- Asegurarnos de que la primera fila contiene los nombres de los campos
- El resto de filas contienen los datos
- Desde la 1º fila de datos hasta la última asegurarnos de que no hay filas vacias sin datos.
- En todos aquellos campos numéricos que queramos respetar los ceros al a izquierda, por ejemplo código postal, deberemos convertir las columnas a formato texto
- En la columna "cif" se han de poner números y letras sin separaciones ni guiones
- Las fechas deben estar siempre en el siguiente formato, DD/MM/AAAA, por ejemplo: 01/05/2016
Si no está en dicho formato, la importación dará error

Para Importar todos los datos referentes a PROVEEDORES se realizarán un máximo de 4 importaciones separadas según su tipo

Se consideran importaciones separadas aquellas con los siguentes datos:

1.- PROVEEDORES (DATOS GENERALES)
2.- CONTACTOS DE PROVEEDORES
3.- DIRECCIONES DE PROVEEDORES
4.- CUENTAS DE PROVEEDORES

1.- PROVEEDORES (DATOS GENERALES)
Al igual que la importación de clientes, es obligatoriamente la primera importación del tipo "proveedores".
Esto sucede porque a partir de ésta importación, podemos relacionar los demás datos de las demás importaciones

Los campos obligatorios a importar son REFERENCIA(del proveedor), CIF/NIF o NOMBRE (uno de estos tres)

2.- CONTACTOS DEL PROVEEDOR
En GESIO, del mismo modo que los clientes, un proveedor puede tener muchos contactos relacionados, desde su comercial hasta su gerente, pasando por administrativos, marketing, técnicos, etc....
En esta importación, daremos de alta estos contactos. Es aquí dónde podremos importar sus diferentes contasreñas y demás datos personales

Los campos obligatorios son CIF/NIF (del cliente, no del contacto) y NOMBRE

3.- DIRECCIONES DE PROVEEDORES
Es habitual que un proveedor posea varias direcciones de delegaciones o diferentes direcciones de facturación o de envío. Tambien a qué país se envía o factura. Aquí es dónde las daremos de alta

Los campos obligatorios son el CIF/NIF y DIRECCIÓN

5.- CUENTAS DE PROVEEDORES
Un proveedor puede tener varias cuentas de pago o de ingreso de abonos, es en esta importación dónde las daremos de alta

Campos obligatorios CIF/NIF y C.C.C.

Cómo ha de ser mi hoja de Excel de tipo productos

- Asegurarnos de que la primera fila contiene los nombres de los campos
- El resto de filas contienen los datos
- Desde la 1º fila de datos hasta la última asegurarnos de que no hay filas vacias sin datos.
- Las cantidades de precios en productos no tendrán ningún símbolo, serán cantidades absolutas (nada de poner "€")
- Los impuestos (IVA, IGIC, etc) deberán estar sin símbolos, solo la cantidad nominal (no debemos poner el "%")
- Para las cifras decimales, deberemos separarlas con comas y NO con puntos
- Cuando introducimos pesos, volumen etc, no debemos poner gr, ml, ni ningún otro símbolo, sólo valores numéricos
- Las unidades que no estén en la plataforma deberán de darse de alta con anterioridad, luego las relacionaremos con nuestro producto introduciendo el mismo nombre existente en GESIO
- Si el tipo de unidades es "unidades", no hace falta importar esta columna. GESIO asignará unidades por defecto
- Los precios siempre serán coste y neto (SIN IVA). GESIO no importa PVP, el IVA lo calcula despues. Así mismo si el IVA no difiere de 21% no hará falta importar dicha columna
- Tanto la MARCA, PROVEEDOR, TIPO DE PRODUCTO deberán estar dados de alta en la plataforma antes de importar estos campos, si no dará error.
- Las fechas deben estar siempre en el siguiente formato, DD/MM/AAAA, por ejemplo: 01/05/2016
Si no está en dicho formato, la importación dará error
- En todos aquellos campos numéricos que queramos respetar los ceros al a izquierda, por ejemplo código de barrasl, deberemos convertir las columnas a formato texto
- La columna "EN CATÁLOGO" sólo se debe cumplimentar si hubiera alguna referencia que NO va a estar en catálogo, en caso contrario, hace falta importarla
- Las columnas "NOVEDAD" y "OFERTA" sólo deben importarse si hubiera alguna referencia como tal, en caso de que no hubiera ninguna, no hace falta importarla
- La colunma "LIQUIDACIÓN" sólo se usará cuando importemos alguna referencia en liquidación
- Si queremos tener control de stock, deberemos usar la columna "STOCK ILIMITADO" y poner NO en cada una de las referencias que asi lo requieran
- Para la importación de stock, se deberá crear una columna llamada UBICACIón. En el caso de no tener ubcación, tendremos que poner el nombre de nuestro almacén seguido de "/Ubicación única" por ejemplo: Amacén GENERAL/Ubicación única