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3. MANOS A LA OBRA

Paso a paso

Hay 4 pasos necesarios para realizar la importación de datos a GESIO :


1. TIPO DE DATOS
Debemos indicar qué tipo de datos queremos importar. De momento sólo podemos importar los siguientes tipos de datos:

  • Clientes
  • Contactos de clientes
  • Direcciones de clientes
  • Proveedores
  • Contactos de proveedores
  • Direcciones de proveedores
  • Productos
  • Familias de productos
  • Asociación productos con familias


Como ejemplo seleccionaremos el tipo de datos "Clientes".


2. PLANTILLA

Cuando ya tengamos los datos que queremos importar a GESIO en formato CSV tenemos que indicarle a GESIO qué es cada campo.

Este proceso se denomina "Crear una plantilla de datos".


2.1 Indicar los datos básicos
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1. Nombre de la plantilla, ej. Clientes 2006
2. Tipo de datos, ej. Clientes
3. Separador, ej. Punto y coma


2.2 Dar de alta los campos
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Tenemos que indicar qué campos son los que vamos a utilizar para importar los datos.
Además hay que especificar cual es el equivalente en GESIO de dicho campo.

Si por ejemplo tenemos el fichero CSV siguiente :

CIF;NOMBRE;PROVINCIA;RAZÓN SOCIAL;WEB;MAIL;TELEFONO;FAX;NOMBRE CONTACTO;CODIGO POSTAL

Y sólo queremos importar los datos con los siguientes campos :

CIF
NOMBRE
PROVINCIA
RAZÓN SOCIAL
MAIL
TELEFONO
NOMBRE CONTACTO
CODIGO POSTAL

Daremos de alta los campos de este modo:

Posición Nombre Equivalente GESIO

1 CIF CIF
2 NOMBRE Nombre
3 PROVINCIA Provincia
4 RAZÓN SOCIAL Razón social
6 MAIL Mail
7 TELÉFONO Teléfono
9 NOMBRE CONTACTO Nombre contacto principal
10 CÓDIGO POSTAL Código postal

Notar que si un campo no lo vamos a importar no lo damos de alta y que su posición no aparece.


Como es muy tedioso tener que dar de alta a mano 1 a 1 los campos, hemos creado una pequeña herramienta
que lee del fichero CSV la primera fila e inserta todos los campos de golpe.

Esta herramienta está a la derecha de la tabla de campos se indica como "Configurar campos desde fichero CSV:"
Simplemente le damos a examinar, seleccionamos nuestro fichero CSV "loquesea.csv" y automáticamente insertará de golpe
todos los campos.
Aunque inserte de golpe todos los campos hemos de asignar 1 a 1 cual es su equivalente en gesio.
Pero al menos nos ha ayudado a no equivocarnos al asignar las posiciones si no importamos todos los campos y
nos ha ahorrado algo de trabajo.


2.3 Peculiaridades al crear la plantilla
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Si nos falta algún campo por configurar en GESIO aparecerá un texto en rojo avisándonos.
No puede faltar ningún campo por configurar, si no quieres configurar un campo lo eliminas pero nunca debe quedarse
ningún campo sin equivalente en GESIO.


También es importante saber que hay ciertos campos que son OBLIGATORIOS e IMPRESCINDIBLES para la importación.
Sin estos campos no podemos importar los datos.
Estos campos dependen del tipo que vayamos a importar:

Tipo de datos Campos obligatorios

Clientes Nombre
Contactos de cliente Nombre contacto y Nombre del cliente *
Direcciones de cliente Dirección y Nombre del cliente *
Proveedores Nombre
Contactos de proveedores Nombre contacto y Nombre del proveedor **
Direcciones de proveedores Dirección y Nombre del proveedor **
Familias (de productos) Nombre
Productos Nombre y referencia
Asociación productos - familias Nombre de la familia y referencia del producto

* En un futuro cercano en vez del nombre del cliente podremos elegir que sea el CIF o la referencia de cliente
como campo que identifica al cliente.

** Idem que * pero con proveedores

Observar que los campos obligatorios se muestran en negrita.

2.3 Volver a inicio
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Volver a la pantalla de inicio de la importación y seleccionar la plantilla que acabamos de crear "Clientes 2006".

Observar que no hay ningún mensaje en rojo alertandonos de que nos faltan campos por configurar.
Observar también que los campos obligatorios se muestran en negrita.

3. FICHERO
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En este paso seleccionaremos el fichero CSV "loquesea.csv" y hacemos click en "procesar fichero".

Internamente GESIO transforma los datos de "loquesea.csv" a otro formato de fichero llamado XML.

GESIO procesará internamente los datos y si hay algún error en el formato de los datos
se mostará en el siguiente paso.